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INNOVASEQ S.A.S.

Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 1.0 · Vigente desde Por confirmar

En INNOVASEQ trabajamos con biología molecular, secuenciación, genómica y microbiomas. Parte de ese trabajo, como la prueba MiBiota, implica información sobre su salud. Esta política explica qué datos personales recogemos, para qué los usamos, con quién los compartimos, cómo los protegemos y cómo puede usted ejercer sus derechos.

1. Quién es el responsable y cómo contactarlo

El responsable del tratamiento de sus datos personales es:

2. Marco legal

Esta política se rige por:

3. A quién y a qué se aplica

Esta política se aplica a todos los datos personales que INNOVASEQ recoge y trata como responsable, por cualquier canal: el sitio web y sus formularios, el asistente de inteligencia artificial del sitio, el correo, el teléfono, la atención en sus sedes y la prestación de sus servicios.

Se aplica a las personas que visitan el sitio, a quienes nos consultan por un proyecto, a los interesados y estudiantes de nuestros cursos, a los usuarios de MiBiota, a los médicos aliados, a los contactos de universidades, entidades e industria, y a los proveedores.

No se aplica a la información de personas jurídicas ni a los datos totalmente anonimizados, es decir, los que ya no permiten identificar a una persona.

4. Definiciones

Las siguientes definiciones siguen el artículo 3 y el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

5. Principios que aplicamos

De acuerdo con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, tratamos sus datos según estos principios:

6. Qué datos tratamos y para qué

INNOVASEQ solo recoge los datos necesarios para cada finalidad. Le pedimos no incluir en los formularios del sitio información de salud, ni datos de pacientes o de otras personas, salvo en el formulario de MiBiota y solo cuando se le solicite expresamente.

6.1. Visitantes del sitio web

6.2. Personas que nos cuentan su proyecto (universidades, entidades de salud pública, industria e investigadores)

6.3. Interesados en cursos y estudiantes

6.4. Usuarios de MiBiota

El uso de sus datos de MiBiota para investigación está sujeto a una autorización separada y opcional (sección 8).

6.5. Médicos aliados

Si un médico nos envía datos de un paciente, debe contar antes con la autorización de ese paciente para hacerlo.

6.6. Proveedores, contratistas y aliados

6.7. Finalidades comunes a todos los titulares

Además, INNOVASEQ puede tratar sus datos para: cumplir obligaciones legales, contables y tributarias; atender requerimientos de autoridades; proteger la seguridad de sus sistemas, sedes y personas; prevenir fraudes; y reconocer, ejercer o defender sus derechos en procesos judiciales o administrativos.

7. Datos sensibles y datos de salud

INNOVASEQ trata datos sensibles, en especial datos de salud, solo cuando la ley lo permite según el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. En la práctica, eso ocurre con su autorización explícita.

Antes de pedirle esa autorización, y conforme al artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, le informamos que:

Sin esa autorización no es posible prestarle el servicio MiBiota, porque el análisis de la muestra es en sí mismo un tratamiento de datos de salud. Ningún otro servicio ni actividad de INNOVASEQ se condiciona a que usted entregue datos sensibles, y el uso de esos datos en investigación es siempre opcional.

La autorización para datos sensibles se pide por separado de la autorización general, con una casilla propia que usted debe marcar. Los datos sensibles tienen acceso restringido al personal que los necesita para prestar el servicio.

8. Uso de datos para investigación (CETESA)

INNOVASEQ cuenta con el centro de investigación CETESA y los grupos InnoPath e InnoBiome. Los datos de MiBiota pueden contribuir a investigación sobre el microbioma, pero solo con estas condiciones:

Si un estudio requiere un tratamiento distinto del aquí descrito, por ejemplo usar datos identificados o compartirlos con otra institución, INNOVASEQ le pedirá una autorización específica para ese estudio, sin perjuicio de las demás reglas de ética de la investigación que apliquen.

9. Muestras y datos que tratamos por encargo de otras instituciones

En proyectos de investigación, vigilancia genómica o servicios para universidades, entidades de salud pública o empresas, INNOVASEQ puede recibir muestras o datos asociados a personas que esas instituciones recolectaron. En esos casos la institución contratante es normalmente la responsable de los datos y de haber obtenido las autorizaciones, e INNOVASEQ actúa como encargada: trata los datos solo según las instrucciones del contrato y para la finalidad del proyecto.

INNOVASEQ recomienda que las muestras se envíen codificadas y sin identificadores directos de las personas, salvo que el proyecto lo requiera y se acuerde por escrito.

Si alguna parte de un análisis se realiza con un laboratorio aliado, en Colombia o en el exterior, ese laboratorio actúa como encargado, bajo un contrato que lo obliga a tratar los datos según esta política, y recibe solo lo necesario, preferiblemente codificado.

10. Niñas, niños y adolescentes

Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, INNOVASEQ solo trata datos de niñas, niños y adolescentes cuando el tratamiento responde y respeta su interés superior y asegura el respeto de sus derechos fundamentales.

Si se toma una muestra de MiBiota a una persona menor de edad, la autorización la otorga su representante legal (madre, padre o quien tenga la representación), después de que el menor haya podido expresar su opinión, que se tendrá en cuenta según su madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto.

Los formularios del sitio, los cursos y el asistente no están dirigidos a menores de edad.

11. Autorización

INNOVASEQ pide su autorización a más tardar en el momento de recoger sus datos, por un medio que permita consultarla después: una casilla en un formulario web, un documento firmado, un correo o una conducta inequívoca suya que permita concluir razonablemente que la otorgó. Conservamos la prueba de cada autorización.

Según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando los datos:

12. Sus derechos

Como titular, y según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.
  2. Solicitar prueba de la autorización que nos otorgó, salvo los casos en que la ley no la exige.
  3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que le hemos dado a sus datos.
  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante INNOVASEQ.
  5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, en los términos de la sección 13.5.
  6. Acceder gratuitamente a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial.

13. Cómo ejercer sus derechos: consultas y reclamos

13.1. Quién puede presentarlos

Pueden ejercer estos derechos el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado, acreditando la representación o el poder; y quien actúe por estipulación a favor de otro. Los derechos de niñas, niños y adolescentes los ejercen sus representantes legales.

13.2. Canales

13.3. Consultas

Si quiere conocer qué datos suyos tenemos o cómo los usamos, envíe una consulta. La responderemos en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no podemos responder en ese plazo, le informaremos antes de que venza el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer plazo (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

13.4. Reclamos

Si considera que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que hemos incumplido la ley o esta política, presente un reclamo con:

Según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

13.5. Revocatoria de la autorización y supresión de datos

Usted puede revocar su autorización o pedir que suprimamos sus datos en cualquier momento, por los canales de la sección 13.2. La revocatoria puede ser total o parcial; por ejemplo, puede retirar solo la autorización de uso en investigación o la de envío de información comercial y mantener el servicio.

La supresión o la revocatoria no proceden cuando usted tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (artículo 9 del Decreto 1377 de 2013), ni respecto de la información que INNOVASEQ deba conservar por ley, por ejemplo la contable y tributaria. En esos casos se conservará solo lo necesario, con acceso restringido, y se dejará de usar para cualquier otra finalidad.

13.6. Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante INNOVASEQ, usted puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012), en www.sic.gov.co.

14. Área responsable

La atención de consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales está a cargo de la Coordinación Administrativa de INNOVASEQ, a través de los canales de la sección 13.2.

15. Encargados, transmisión y transferencia de datos

INNOVASEQ no vende ni alquila sus datos personales. Solo los comparte en estos casos:

15.1. Proveedor del sitio web y transmisión internacional

El sitio web innovaseq.co, sus formularios y su asistente funcionan sobre la plataforma Konoos de Arbentor Labs S.A.S. (NIT 901.904.393-8, Bogotá D.C.), que aloja y opera el sitio como encargada del tratamiento. Arbentor Labs trata los datos solo para prestar ese servicio y no puede usarlos para fines propios.

Los servidores donde se almacenan y procesan los datos del sitio están fuera de Colombia, en los Estados Unidos, en un proveedor de infraestructura en la nube contratado por Arbentor Labs. Esto constituye una transmisión internacional de datos a un encargado, que se rige por el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el DUR 1074 de 2015): se respalda en el anexo de tratamiento de datos del contrato marco suscrito con Arbentor Labs, en el que el encargado se obliga a tratar los datos según esta política, solo para las finalidades autorizadas y con medidas de seguridad adecuadas.

15.2. Transferencias internacionales

Si INNOVASEQ llegara a transferir datos a otro responsable fuera de Colombia, solo lo hará hacia países que ofrezcan un nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio, o en los casos que permite el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos con su autorización expresa e inequívoca.

16. Seguridad de la información

INNOVASEQ adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la pérdida, la consulta, el uso o el acceso no autorizado o fraudulento de sus datos, y se las exige a sus encargados. Para el sitio web, Arbentor Labs se ha obligado contractualmente a mantener controles de acceso, separación de privilegios, cifrado de la información en tránsito, copias de seguridad, registros de seguridad y procedimientos de respuesta a incidentes.

Los datos sensibles tienen acceso restringido al personal que los necesita para prestar el servicio.

Si ocurre un incidente que comprometa la seguridad de los datos, INNOVASEQ lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio, como lo exige el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y a los titulares afectados cuando corresponda.

Ninguna medida de seguridad es infalible. Por eso le pedimos no enviar por el sitio, el correo o el asistente información que no se le haya solicitado.

17. Cookies y analítica del sitio

El sitio usa cookies y una analítica propia. No usa Google Analytics ni herramientas de publicidad de terceros.

Puede cambiar su decisión en cualquier momento desde el enlace «Preferencias de cookies» del pie de página, o borrando las cookies de su navegador. Al retirar el consentimiento se borran las cookies de analítica y se le vuelve a mostrar el banner.

18. Asistente de inteligencia artificial del sitio

El sitio ofrece un asistente de inteligencia artificial que responde preguntas sobre INNOVASEQ y sus servicios.

19. Conservación de los datos

INNOVASEQ conserva sus datos durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que se recogieron y el que exijan las normas aplicables. La información contable y los soportes de las operaciones se conservan durante diez (10) años, según el artículo 28 de la Ley 962 de 2005. Cumplida la finalidad y vencidos los plazos legales, los datos se suprimen o se anonimizan.

En particular:

20. Registro Nacional de Bases de Datos

Si INNOVASEQ está obligada a hacerlo, inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos que administra la Superintendencia de Industria y Comercio, y mantendrá la inscripción actualizada. Desde el Decreto 090 de 2018, esta obligación aplica a las sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT.

21. Vigencia y cambios

Esta política rige desde Por confirmar · fecha de entrada en vigor. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas y durante los plazos de conservación de la sección 19.

Si INNOVASEQ cambia de forma sustancial esta política, especialmente en la identificación del responsable o en las finalidades, se lo comunicará antes de aplicar el cambio, publicando la nueva versión en el sitio e informándole por correo cuando tenga sus datos de contacto. Si el cambio afecta las finalidades, le pediremos una nueva autorización.

Cada versión se publica con su número y su fecha de entrada en vigor, y las anteriores se conservan con las suyas. Así, la fecha en que usted dio su autorización permite saber qué versión aceptó.

Versión 1.0 · Por confirmar · fecha de entrada en vigor

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